À Manion Wilkins & Associates Ltd., (« Manion » ou « nous »), votre vie privée est d’une grande importance pour nous. Manion a à cœur de protéger les renseignements personnels des participants à un régime d’avantages sociaux, des visiteurs du site Web et des autres personnes dont les renseignements personnels lui sont confiés.

 

1. Notre responsabilité en matière de protection de vos renseignements personnels

 

Manion assume l’entière responsabilité de la gestion et de la confidentialité des renseignements personnels. Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, partagés et stockés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5 et à toute loi provinciale sur la protection des renseignements personnels en vigueur que Manion est tenue de respecter.

Manion a nommé un responsable de la protection des renseignements personnels qui veille au respect des lois et des meilleures pratiques en matière de confidentialité des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels doit notamment effectuer ce qui suit :

• établir et réviser régulièrement les politiques et les pratiques de Manion pour s’assurer qu’elles sont appliquées et conformes;
• veiller à ce que tous les membres du personnel soient informés des pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels et soient conscients de l’importance de protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès;
• veiller à ce que toutes les demandes et les plaintes relatives aux renseignements personnels soient traitées de manière appropriée; et
• s’assurer que tous les tiers qui reçoivent de Manion l’accès à des renseignements personnels se conforment aux normes appropriées de gestion des renseignements.

 

2. Renseignements personnels – comment nous les recueillons

 

Les « renseignements personnels » sont des renseignements factuels ou subjectifs, enregistrés ou non, concernant une personne identifiable. Ils incluent le nom, les coordonnées, la date de naissance, tout renseignement comme le numéro d’assurance sociale et toute activité en ligne permettant d’identifier une personne. Ils comprennent également les renseignements sur vos bénéficiaires désignés et les personnes à votre charge qui bénéficient d’une couverture, le cas échéant. Toute information personnelle sensible telle que les antécédents médicaux ou dentaires, ainsi que toute information financière, telle que les coordonnées bancaires, est traitée avec un soin particulier.

Les données compilées qui ne peuvent pas être associées à une personne en particulier, telles que le nombre de demandes de remboursement de frais médicaux et dentaires présentées en vertu d’un régime d’avantages sociaux donné sur une période donnée, ne constituent pas des renseignements personnels.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis de différentes manières, notamment à l’aide de formulaires de demande, ainsi que de tout autre document que vous fournissez à Manion ou qui nous est fourni par un tiers, tel qu’un employeur, une compagnie d’assurance ou un professionnel de la santé. Nous collectons des informations personnelles limitées pour offrir et livrer nos produits ou services et nous le faisons avec votre consentement ou comme l’exige ou le permet la loi. Nous mentionnons les renseignements qui ne sont pas obligatoires et les renseignements qui nous sont nécessaires en tant que fournisseur de régimes d’avantages sociaux ou en tant qu’administrateur de votre régime.

S’il est pratique de procéder de la sorte, nous recueillerons les renseignements nécessaires directement de vous. Si vos renseignements personnels proviennent de votre employeur ou d’organismes comme le régime provincial d’assurance maladie ou des compagnies d’assurance, nous les traitons comme si nous vous les avions demandés personnellement.

 

3. Obtention de votre consentement

 

Pour les régimes régis par un conseil de fiduciaires, l’adhésion aux régimes d’avantages sociaux ou de retraite exige que les participants autorisent la collecte et l’utilisation de leurs renseignements personnels à des fins précises. Nous obtenons votre consentement exprès à l’utilisation de vos renseignements lorsque vous remplissez une carte de renseignements du participant. Pour tous les autres régimes, nous obtenons votre consentement lorsque vous demandez une couverture d’assurance ou nous comptons sur votre employeur pour obtenir votre consentement. Nous obtenons toujours votre consentement exprès lorsque vous remplissez un formulaire de demande de règlement. Comme l’administration des garanties nécessite le traitement de renseignements médicaux et financiers sensibles, nous nous appuyons sur votre consentement exprès pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels sensibles, qu’ils soient obtenus directement auprès de vous ou par l’intermédiaire de votre syndicat ou de votre employeur (le « promoteur de régime »).

Votre consentement est seulement implicite pour les renseignements non sensibles, lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous avez donné votre consentement par une action ou qu’il est clair que vous donneriez votre consentement si nous vous le demandions. Par exemple, si votre régime d’assurance maladie offre une carte médicaments à paiement direct et si vous utilisez la carte médicaments pour commander vos médicaments, nous pouvons conclure que vous nous avez donné votre consentement pour divulguer des renseignements personnels sur votre admissibilité aux prestations à notre assurance pharmacie gestionnaire et votre pharmacien. Sauf indication contraire, votre consentement prend effet à la date à laquelle vous consentez, expressément ou implicitement.

Notez qu’il peut y avoir des cas où la loi autorise la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos informations personnelles sans votre consentement, par exemple dans le contexte de la prévention des fraudes et des enquêtes, où la collecte, l’utilisation ou la divulgation se fait clairement à votre avantage ou est nécessaire pour fournir ou livrer un produit ou un service que vous avez demandé, et si nécessaire pour protéger nos intérêts juridiques ou la sécurité d’autrui, comme le permet la loi applicable.

Dans les cas où nous comptons sur votre consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels, votre consentement peut être retiré en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, en nous fournissant un avis écrit (voir « Section 14. Coordonnées » ci-dessous pour nos coordonnées). Suite à la réception de l’avis de retrait du consentement, nous vous informerons des conséquences probables du retrait de votre consentement avant de traiter votre demande, ce qui pourrait inclure l’incapacité de Manion de vous fournir un avantage, un produit ou un service particulier.

 

4. Utilisation de vos renseignements

 

Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels aux fins suivantes :

• nous aider à cerner vos besoins d’assurance et de services;
• souscrire une assurance;
• vérifier votre identité et votre admissibilité aux garanties et nous permettre de traiter les demandes d’assurance;
• nous permettre de traiter, d’évaluer et de payer les demandes de remboursement que vous et les personnes à votre charge admissibles présentez;
• administrer vos avantages sociaux et vos prestations de retraite, le cas échéant;
• effectuer les contrôles interne et externe des paiements de prestations;
• le cas échéant, aux fins de la déclaration de revenus;
• vous proposer des produits ou des services d’assurance supplémentaires que, selon nous, vous auriez intérêt à connaître. Nous pouvons également personnaliser notre offre en fonction de vos données démographiques ou d’autres renseignements, dans le but de répondre à vos besoins particuliers;
• évaluer et gérer le risque, notamment détecter et prévenir la fraude ou les erreurs;
• satisfaire aux exigences et aux processus juridiques et réglementaires liés à la prestation de produits et de services d’assurance, ainsi qu’aux obligations contractuelles de Manion;
• à d’autres fins auxquelles vous aurez consenti ou qui sont autorisées ou exigées par la loi.

Nous pouvons utiliser des outils technologiques, notamment des processus automatisés, pour soutenir l’administration des régimes, la prévention de la fraude et l’amélioration des services. Ces outils ne prennent aucune décision définitive concernant l’admissibilité ou les prestations sans examen humain.

 

5. Site Web – nos pratiques

 

Lorsque vous utilisez le site Web ou l’application mobile de Manion, nous recevons et enregistrons automatiquement dans le registre de notre serveur des renseignements provenant de votre navigateur ou de votre plateforme mobile, notamment la date et l’heure de votre visite, votre adresse IP, l’identifiant unique de votre appareil, le type de navigateur et d’autres renseignements sur votre appareil (telles que la version de votre système d’exploitation et votre fournisseur de réseau mobile). En installant des témoins, nous sommes en mesure d’améliorer l’expérience en ligne des utilisateurs (p. ex., nous pouvons tenter de détecter que vous avez déjà visité notre site afin de vous offrir des renseignements plus pertinents). Vous pouvez activer et désactiver les témoins dans votre navigateur, toutefois certaines zones du site, telles que myManion, pourraient ne pas fonctionner correctement lorsque les témoins sont désactivés.

Les renseignements que nous recueillons lorsque vous visitez le site Web de Manion nous aident à analyser et à améliorer les performances de nos services numériques. Manion utilise Google Analytics pour l’analyse statistique du Web. Nous ne tentons pas de vous identifier lors de votre visite sur notre site si vous n’avez pas ouvert de session pour accéder à votre compte. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de ne pas être suivi par Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins; en désactivant JavaScript dans votre navigateur; ou en utilisant le module complémentaire du navigateur permettant de désactiver Google Analytics.

 

6. Communication de vos renseignements

 

Vos renseignements personnels ne sont partagés que dans la mesure nécessaire pour donner effet aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité. Par exemple, afin d’administrer vos prestations, nous partagerons vos renseignements personnels avec le ou les assureurs fournissant la couverture, ainsi que des renseignements personnels non médicaux avec votre fonds fiduciaire et votre syndicat (le cas échéant). Nous pouvons également partager des informations, mais uniquement dans la mesure nécessaire et spécifiquement autorisée par vous, avec des professionnels de la santé afin d’évaluer correctement votre demande de règlement et de nous protéger, ainsi que nos fournisseurs de couverture, contre la fraude.

Les fournisseurs de services externes de Manion peuvent avoir accès à vos renseignements personnels pour nous permettre de vous fournir des services d’assurance, et ce, sous réserve d’exigences contractuelles strictes.

Seules les personnes autorisées ont accès à votre dossier, tel que requis aux fins d’assurance ou de demandes de règlement. Manion communiquera également vos renseignements lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour nous conformer à la loi, par exemple, dans le cas où nous recevrions une assignation à comparaître, une ordonnance d’un tribunal ou une demande émanant des autorités gouvernementales. Toutefois, si toute autre personne ou entité demande l’accès aux renseignements contenus dans votre dossier, nous consentirons à cette demande seulement après avoir reçu votre approbation.

Vos informations personnelles peuvent être transférées ou consultées depuis une autre juridiction pour être traitées ou stockées. Le traitement et le stockage en dehors du Canada juridiction peuvent être effectués par nous, l’une de nos sociétés affiliées, notre société mère, par les assureurs et réassureurs, et nos prestataires de services. Les objectifs des transferts peuvent inclure tout objectif défini dans la présente politique de confidentialité, y compris la fourniture de services pour vous et la prévention de la fraude et du blanchiment d’argent. Ces informations peuvent être fournies sur demande aux autorités chargées de l’application de la loi ou de la sécurité nationale de cette juridiction, afin de se conformer à ses lois. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir de l’information sur les mesures de protection que nous avons mises en place à l’égard des transferts transfrontaliers.

Lorsque des renseignements personnels sont transférés à une autre juridiction, ils peuvent être assujettis aux lois de cette juridiction. Manion utilise des mesures de protection contractuelles et organisationnelles pour protéger les renseignements personnels, où qu’ils soient traités.

 

7. Protection de vos renseignements personnels

 

Manion a mis en place des mesures physiques, organisationnelles et techniques essentielles pour empêcher tout accès non autorisé ou illégal aux renseignements personnels que nous gérons et conservons. Nous avons également pris des mesures pour éviter la perte, la destruction ou l’endommagement accidentel de vos renseignements personnels. Bien qu’aucun système ne soit totalement sécurisé, les mesures mises en œuvre par Manion réduisent considérablement le risque de violation de la sécurité des données.

Voici quelques exemples des mesures de sécurité mises en place :

• locaux sécurisés avec accès par carte-clé;
• classeurs verrouillés et déchiquetage sécurisé des dossiers papier;
• utilisation du chiffrement, de pare-feu, de programmes antivirus et de processus d’authentification robustes (p. ex., mots de passe complexes) régulièrement mis à jour pour les enregistrements électroniques;
• les dossiers papier sont traités avec des mesures de sécurité similaires;
• accès limité des employés aux renseignements personnels (accès aux renseignements nécessaires seulement);
• utilisation de centres de données dotés de contrôles efficaces de sécurité physique et logique des données;
• sensibilisation du personnel aux responsabilités en matière de protection des données; et
• examens réguliers de la conformité en matière de protection des renseignements personnels et des pratiques exemplaires dans ce domaine

En outre, nous vous recommandons de vous protéger contre l’accès non autorisé à vos renseignements personnels. Par exemple, choisissez un mot de passe difficile à deviner, ne le communiquez à personne et assurez-vous que personne d’autre n’utilise votre ordinateur ou votre appareil. Manion n’est pas responsable de tout accès non autorisé à vos renseignements personnels qui serait raisonnablement hors de notre contrôle.

Vous pouvez avoir le droit, dans certaines circonstances, d’obtenir les informations personnelles que vous nous avez fournies (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine) et de les réutiliser ailleurs ou de nous demander de les transférer à un tiers de votre choix

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles et d’une vérification raisonnable de votre identité, vous avez le droit : d’accéder à vos renseignements personnels; de demander la rectification de renseignements inexacts; de demander la suppression de vos renseignements lorsque la loi le permet ou l’exige; de retirer votre consentement; de demander le transfert des renseignements que vous nous avez fournis; et de contester notre conformité aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

 

8. Accès à vos renseignements

 

Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons sont exacts, complets et à jour afin d’être utilisés aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Vous pouvez, par écrit et à tout moment, demander l’accès à vos renseignements personnels. Vous pouvez également demander que vos informations personnelles soient corrigées s’il y a des inexactitudes, ou qu’elles soient effacées comme permis ou requis par la loi. Vous devrez fournir autant de renseignements que possible pour nous permettre de traiter votre demande et de trouver les renseignements dont vous avez besoin.

Si vous avez besoin d’aide pour préparer votre demande, communiquez avec nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider. Dès réception de votre demande écrite, Manion vous informera également de la manière dont vos renseignements personnels ont été utilisés ou sont utilisés et des personnes à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Si nous avons obtenu des renseignements vous concernant auprès d’autres personnes, nous vous indiquerons, sur demande, qui nous les a fournis. Par exemple, nous pouvons obtenir votre date d’adhésion auprès de votre syndicat local. Nous obtenons également la confirmation que vous avez travaillé pour un employeur en particulier à l’aide des formulaires de versement de cotisations de l’employeur.

Manion répond aux demandes d’accès dans un délai de 30 jours, sauf si une prolongation de délai est autorisée par la loi. Nous pouvons facturer des frais pour couvrir toutes les dépenses liées à la réponse à votre demande d’accès, comme le permet la loi. Il peut arriver que l’accès soit refusé ou que seule une partie des renseignements soit fournie, par exemple dans le contexte d’une enquête en cours ou lorsque les renseignements personnels ou l’identité d’une autre personne doivent être protégés.

 

9. Durée de conservation de vos renseignements

 

Manion conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire à des fins légales ou commerciales et conformément à nos calendriers de conservation. Les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision concernant un participant seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne d’avoir accès aux renseignements après que la décision a été prise. Manion doit également se conformer aux lois, notamment aux lois en matière d’impôt sur le revenu, pour ce qui est de la durée de conservation des renseignements.

Lorsque Manion n’a plus besoin de vos renseignements pour l’administration de ses produits ou de ses services et pour satisfaire aux exigences légales, contractuelles, réglementaires ou opérationnelles, ils sont détruits ou rendus anonymes de manière sécurisée. Toutefois, des renseignements résiduels peuvent rester dans les copies de sauvegarde pendant un certain temps après la date de destruction.

 

10. Notre processus de gestion des plaintes et des violations relatives à la protection des renseignements personnels

 

Manion prend très au sérieux les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et a mis en place une procédure permettant de les transmettre aux personnes responsables et de les gérer rapidement et efficacement. Toute violation présumée de la confidentialité des renseignements personnels doit être transmise à l’interne au responsable de la protection des renseignements personnels de Manion, qui supervise l’enquête ainsi que les mesures prises pour mettre fin à la situation et y remédier.

Si une violation de la confidentialité des renseignements personnels présente un risque réel de préjudice important, nous en aviserons les personnes concernées et les organismes de réglementation, conformément à la loi, notamment en fournissant des renseignements sur les mesures que vous pouvez prendre pour vous protéger. Nous signalerons ces violations à l’organisme de réglementation de la protection des renseignements personnels compétent sans délai indu et conserverons des dossiers sur toutes les atteintes aux mesures de protection de la sécurité, conformément à la loi.

Si vous n’êtes pas satisfait de la résolution de Manion relativement à une plainte ou une violation de la confidentialité des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou votre commissaire à la protection de la vie privée provincial, le cas échéant.

 

11. Liens externes et médias sociaux

 

Sur notre site Web, nous proposons parfois des liens vers des sites externes, par exemple les sites d’organisations affiliées, qui sont susceptibles de vous intéresser. Manion n’offre aucune garantie quant aux pratiques en matière de protection des renseignements personnels de ces organisations affiliées et vous recommande de consulter leur politique de protection des renseignements personnels avant de leur fournir des renseignements.

Dans le cadre de sa présence sur Internet, Manion utilise des médias sociaux afin de bâtir une image de marque positive et d’offrir à ses clients un service personnalisé. Manion possède plusieurs comptes de médias sociaux qui ne sont pas hébergés sur ses serveurs. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec Manion via des médias sociaux, tels que Facebook, doivent lire les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité des renseignements personnels de ces services ou plateformes.

 

12. Modification de la présente politique

 

Cette politique peut être modifiée périodiquement afin de mieux refléter les pratiques en place pour le traitement des renseignements personnels. En conséquence, nous vous encourageons à consulter ce document fréquemment. La date de « dernière mise à jour » indiquée au début de la présente politique de confidentialité indique la date à laquelle les modifications ont été publiées et sont en vigueur. L’utilisation des produits et services de Manion après la publication de toute modification de la présente politique de confidentialité signifie que vous acceptez ces modifications.

 

13. Confidentialité des enfants

 

Un parent, un tuteur légal ou un autre représentant autorisé peut exercer les droits relatifs à la confidentialité au nom d’un enfant ou d’une personne à charge, lorsque la loi le permet. Nous pouvons demander une preuve raisonnable de l’autorité avant de donner accès aux renseignements personnels d’une personne à charge ou de donner suite à une demande les concernant.

À mesure que les enfants grandissent, ils peuvent être en droit, en vertu des lois applicables, d’exercer eux-mêmes leurs droits relatifs à la confidentialité, selon leur âge et leur capacité à comprendre la nature et les conséquences de leur consentement. Dans ces circonstances, l’accès aux renseignements personnels ou leur communication peut être limité ou fourni directement à la personne concernée, conformément à la loi.

Les syndicats, les employeurs et les administrateurs de régimes peuvent fournir à Manion des renseignements personnels sur les participants, les employés et leurs personnes à charge aux fins de l’établissement et de l’administration de la couverture d’assurance. Les syndicats et les employeurs ne reçoivent que les renseignements limités nécessaires à l’administration du régime et n’ont pas accès aux renseignements médicaux personnels détaillés, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige.

Les renseignements personnels concernant les enfants et les personnes à charge sont traités avec une attention particulière et font l’objet de mesures de protection appropriées.

 

14. Coordonnées

 

Toute question, préoccupation ou plainte concernant la confidentialité doit être adressée à la personne suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Manion, Wilkins and Associates Ltd.
21, place Four Seasons, bureau 500
Etobicoke (Ontario) M9B 0A5

• Téléphone : Centre d’appels : 416 234-3511  Heures d’ouverture : de 7 h 30 à 19 h 30 (17 h le vendredi)
• Téléphone (sans frais) : Standard : 1 866 532-8999
• Télécopieur : 416 234-2071
• Courriel : privacyofficer@manionwilkins.com

Vos préoccupations seront promptement évaluées. Notre bureau chargé de la confidentialité des renseignements personnels peut également vous fournir des renseignements détaillés sur les politiques et les pratiques de Manion ou vous aider à effectuer une demande d’accès à vos renseignements. N’oubliez pas les courriels ou les messages texte ne sont pas des moyens de communication sécurisés. Par conséquent, ne nous envoyez jamais de renseignements personnels confidentiels non protégés de cette façon.

Si vous n’êtes pas satisfait de la résolution de Manion relativement à une plainte ou un incident lié à la confidentialité des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou votre commissaire à la protection de la vie privée provincial, le cas échéant.

Nous vous remercions de votre confiance envers Manion.