À Manion Wilkins & Associates Ltd. (« Manion » ou « nous »), votre vie privée est d’une grande importance pour nous. Manion a à cœur d’assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels des membres des régimes d’avantages sociaux, des visiteurs du site Web et des autres personnes dont les renseignements personnels sont confiés à Manion.

 

1. Notre responsabilité en matière de protection de vos renseignements personnels

Manion assume l’entière responsabilité de la gestion et de la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, communiqués et conservés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (L.C. 2000, ch. 5) et à toute loi provinciale sur la protection des renseignements personnels que Manion pourrait devoir respecter.

Manion a nommé un chef de la protection des renseignements personnels, qui veille au respect des lois et des meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Les responsabilités du chef de la protection des renseignements personnels comprennent ce qui suit :

• établir et réviser régulièrement les politiques et les pratiques de Manion pour s’assurer qu’elles sont appliquées et conformes;
• veiller à ce que tous les membres du personnel soient formés sur les pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels et conscients de l’importance de protéger les renseignements personnels auxquels ils ont accès;
• veiller à ce que toutes les demandes et les plaintes relatives aux renseignements personnels soient traitées de manière appropriée; et
• s’assurer que tous les tiers à qui Manion donne accès aux renseignements personnels se conforment à des normes appropriées de gestion des renseignements.

 

2. Renseignements personnels et comment nous les recueillons

On entend par renseignement personnel toute information de nature subjective ou factuelle, enregistrée ou non, portant sur une personne identifiable. Ils comprennent votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance, toute donnée d’identification comme le numéro d’assurance sociale et toute activité en ligne permettant de vous identifier. Ils comprennent également les renseignements sur vos bénéficiaires désignés et les personnes à votre charge qui bénéficient d’une couverture, le cas échéant. Toute information personnelle sensible telle que les antécédents médicaux ou dentaires, ainsi que toute information financière, telle que les coordonnées bancaires, est traitée avec un soin particulier

Les données compilées qui ne peuvent pas être associées à une personne en particulier, tel que le nombre de demandes de remboursement de frais médicaux et dentaires présentées en vertu d’un régime donné sur une période donnée, ne constituent pas des renseignements personnels.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis de différentes manières, notamment à l’aide de formulaires de demande et de tout autre document que vous fournissez à Manion ou qui nous est fourni par un tiers, tels qu’un employeur ou un professionnel de la santé. Nous collectons des informations personnelles limitées pour offrir et livrer nos produits ou services et nous le faisons avec votre consentement ou comme l’exige ou le permet la loi. Nous mentionnons quels renseignements ne sont pas obligatoires et quels renseignements nous sont nécessaires en tant qu’administrateurs de votre régime.

 

3. Obtention de votre consentement

Dans le cas des régimes régis par un conseil d’administration, l’adhésion permettant de participer au régime d’assurance ou de retraite nécessite que les membres du régime consentent à la collecte et à l’utilisation de leurs renseignements personnels d’une manière précise. Nous obtenons votre consentement exprès pour utiliser vos renseignements lorsque vous remplissez la fiche d’information sur le membre. Dans le cas de tous les autres régimes, nous obtenons votre consentement lorsque vous remplissez une demande d’adhésion ou nous comptons sur votre employeur pour obtenir votre consentement pour communiquer les renseignements à Manion à des fins d’administration de vos garanties. Nous obtenons toujours votre consentement exprès lorsque vous remplissez un formulaire de demande de règlement. Votre consentement n’est implicitement donné que pour les informations non sensibles lorsque la loi le permet, par exemple lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous avez donné votre consentement par une action, ou lorsque cela est évident que vous consentiriez si on vous posait la question directement. Par exemple, si votre plan d’avantages propose une carte de médicaments à paiement direct et que vous utilisez la carte pour commander vos médicaments, nous pouvons en déduire que vous nous avez donné votre consentement pour divulguer des informations personnelles concernant votre admissibilité aux avantages à notre gestionnaire d’avantages pharmaceutiques et à votre pharmacien. Sauf indication contraire, votre consentement est effectif à la date à laquelle vous donnez votre consentement, expressément ou implicitement

Notez qu’il peut y avoir des cas où la loi autorise la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos informations personnelles sans votre consentement, par exemple dans le contexte de la prévention des fraudes et des enquêtes, où la collecte, l’utilisation ou la divulgation se fait clairement à votre avantage ou est tenu de fournir ou de livrer un produit ou un service que vous avez demandé, et si nécessaire pour protéger nos intérêts juridiques ou la sécurité d’autrui, comme le permet la loi applicable. Par ailleurs, Manion peut être impliqué dans la vente ou le transfert de tout ou partie de son activité (y compris les transferts effectués dans le cadre d’une procédure d’insolvabilité ou de faillite). Dans le cadre de cette vente ou de ce transfert, Manion peut divulguer vos informations personnelles à l’organisation acquéreuse, mais exigera que l’organisation acquéreuse accepte de protéger la confidentialité de vos informations personnelles d’une manière conforme à la présente politique de confidentialité.

Dans les scénarios où nous comptons sur votre consentement pour collecter, utiliser ou divulguer vos informations personnelles, votre consentement peut être retiré à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, en nous fournissant un avis écrit (voir « Section 14. Coordonnées » ci-dessous pour nos coordonnées). Suite à la réception de l’avis de retrait du consentement, nous vous informerons des conséquences probables du retrait de votre consentement avant de traiter votre demande, ce qui pourrait inclure l’incapacité de GroupHEALTH de vous fournir un avantage, un produit ou un service particulier.

 

4. Utilisation de vos renseignements

Nous collectons, utilisons et divulguons des informations personnelles aux fins spécifiques suivantes :

• nous aider à cerner vos besoins d’assurance et de services;
• Pour administrer vos avantages liés à la santé et à la retraite, le cas échéant;
• vérifier votre identité et votre admissibilité aux prestations;
• payer des demandes de règlements en votre nom et au nom des personnes à votre charge admissibles;
• effectuer le contrôle interne des paiements de prestations et le contrôle externe de notre gestion des sommes en fiducie;
• effectuer la déclaration de revenus ou nous conformer à d’autres exigences légales, le cas échéant;
• préparer des rapports utilisés par le promoteur de régime pour la gestion financière et la surveillance du ou des régimes, s’il y a lieu;
• comprendre vos besoins en matière d’assurance et répondre à vos questions ou préoccupations;
• vous proposer des services ou des produits d’assurance supplémentaires que, selon nous, vous auriez intérêt à connaître. Nous pouvons également personnaliser notre offre en fonction de vos données démographiques ou d’autres renseignements, dans le but de répondre à vos besoins particuliers. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos informations personnelles à de telles fins de marketing sont entièrement facultatives et ne sont pas requises pour faire affaire avec nous.;
• évaluer et gérer le risque, notamment en détectant et en prévenant la fraude ou les erreurs; et
• respecter les processus et les exigences réglementaires et prévues par la loi ainsi que les obligations contractuelles de Manion.

Il se peut que nous ayons à vérifier auprès de votre employeur ou de votre syndicat certains des renseignements que vous nous avez communiqués, afin d’administrer correctement vos prestations d’assurance collective et de retraite. Selon le régime, il se peut que des renseignements permettant de vous identifier soient communiqués dans le cadre de la gestion des paiements à l’égard des fonds du secteur et des cotisations syndicales ou aux associations pour le compte de votre employeur. Toutefois, les renseignements concernant votre santé ne sont jamais collectés, utilisés ou divulgués à de telles fins.

Veuillez noter que vos informations personnelles peuvent faire l’objet d’un traitement automatisé dans le cadre du règlement d’éventuelles réclamations d’assurance (par exemple, Interface Électronique Dentaire).

 

5. Nos pratiques à l’égard du Site Web

Lorsque vous utilisez le site Web ou l’application mobile de Manion, nous recevons et enregistrons automatiquement dans le registre de notre serveur des renseignements provenant de votre navigateur ou de votre plateforme mobile, notamment la date et l’heure de votre visite, votre adresse IP, l’identifiant unique de votre appareil, le type de navigateur et d’autres renseignements sur votre appareil (tels que la version de votre système d’exploitation et votre fournisseur de réseau mobile). En installant des témoins, Manion est en mesure d’améliorer l’expérience en ligne des utilisateurs (par exemple, nous pouvons vous identifier en tant que visiteur récurrent afin de vous fournir des informations plus significatives). Vous pouvez activer et désactiver les témoins dans votre navigateur, toutefois certaines zones du site, telles que myManion, pourraient ne pas fonctionner correctement lorsque les témoins sont désactivés.

Les renseignements que nous recueillons lorsque vous visitez Manion en ligne nous aident à analyser et à améliorer les performances de nos services numériques. Manion utilise Google Analytics pour l’analyse statistique des données de notre site Web. Nous ne tentons pas de vous identifier personnellement lors de votre visite sur notre site si vous n’ouvrez pas de session pour accéder à votre compte. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de ne pas être suivi par Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins, en désactivant JavaScript dans votre navigateur ou en utilisant le complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

 

6. Communication de vos renseignements

Vos renseignements personnels ne sont communiqués à des tiers que si cela est nécessaire à la gestion de vos prestations. Il peut s’agir du promoteur de votre régime, de votre syndicat (le cas échéant), du ou des fournisseurs d’assurance et de toute institution financière prenant part à la gestion du régime. Dans le cas d’une demande de règlement au titre de votre assurance collective, nous pouvons également communiquer des renseignements, mais uniquement si cela est nécessaire, à votre hôpital, votre médecin, votre dentiste ou tout autre professionnel de la santé, afin de nous protéger et de protéger les fournisseurs d’assurance contre la fraude et d’évaluer correctement votre demande de règlement. Nous obtenons votre autorisation à la communication de renseignements sur votre santé sur les formulaires de demande de règlement.

Manion communiquera vos renseignements lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour se conformer à la loi, par exemple dans le cas où nous recevons une assignation à comparaître, une ordonnance d’un tribunal ou une demande émanant des autorités gouvernementales.

Seules les personnes autorisées ont accès à votre dossier tel que requis à des fins de couverture ou de réclamation. Les informations contenues dans votre fichier ne sont partagées avec personne d’autre que vous-même, sauf si vous nous autorisez à les leur communiquer. Notez cependant que les fournisseurs de services tiers de Manion peuvent obtenir vos informations personnelles afin de nous aider à vous fournir nos services.

Vos informations personnelles peuvent être transférées ou consultées depuis une autre juridiction pour être traitées ou stockées. Le traitement et le stockage en dehors de votre juridiction peuvent être effectués par nous, l’une de nos sociétés affiliées, notre société mère par les assureurs et réassureurs, et nos prestataires de services. Vous pouvez contacter notre responsable de la confidentialité pour plus d’informations sur nos pratiques et politiques concernant le transfert d’informations personnelles en dehors de votre juridiction. Les objectifs des transferts peuvent inclure tout objectif défini dans la présente politique de confidentialité, y compris la fourniture de services pour vous et la prévention de la fraude et du blanchiment d’argent. Ces informations peuvent être fournies sur demande aux autorités chargées de l’application de la loi ou de la sécurité nationale de cette juridiction, afin de se conformer aux lois de cette juridiction. Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les tiers à qui nous confions vos informations personnelles sont dignes de confiance et ont mis en place des mesures de protection pour protéger ces informations.

 

7. Protection de vos renseignements personnels

Manion a mis en place des mesures physiques, organisationnelles et techniques essentielles pour empêcher tout accès non autorisé ou illégal aux renseignements personnels que nous gérons et conservons. Nous avons également pris des mesures pour éviter la perte, la destruction ou l’endommagement accidentels de vos renseignements personnels. Bien qu’aucun système ne soit totalement sécurisé, les mesures mises en œuvre par Manion réduisent considérablement le risque de violation de la sécurité des données.

Voici quelques exemples des mesures de sécurité mises en place :

• locaux sécurisés et utilisation de cartes d’accès;
• classeurs verrouillés et déchiquetage sécurisé des dossiers papier;
• utilisation du chiffrement, de pare-feu, de programmes antivirus et de processus d’authentification robustes, y compris des mots de passe complexes qui sont régulièrement mis à jour pour les dossiers électroniques;
• traitement des dossiers papier au moyen de mesures de sécurité similaires;
• limitation de l’accès des employés aux renseignements personnels à ce qu’ils ont besoin de savoir;
• utilisation de centres de données dotés de contrôles efficaces de sécurité physique et logique des données;
• personnel très au fait de ses responsabilités en matière de protection des données; et
• examens réguliers de la conformité en matière de protection des renseignements personnels et des pratiques exemplaires dans ce domaine.

En outre, nous vous recommandons de vous protéger contre l’accès non autorisé à vos renseignements personnels. Par exemple, choisissez un mot de passe difficile à deviner, ne le communiquez à personne et assurez-vous que personne d’autre n’utilise votre ordinateur ou votre appareil lorsque vous êtes connecté à myManion. Manion n’est pas responsable de tout accès non autorisé à vos renseignements personnels qui serait raisonnablement hors de notre contrôle.

Vous pouvez avoir le droit, dans certaines circonstances, d’obtenir les informations personnelles que vous nous avez fournies (dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine) et de les réutiliser ailleurs ou de nous demander de les transférer à un tiers de votre choix

 

8. Accéder, Rectifier, et Corriger Vos Informations

Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons sont exacts, complets et à jour afin d’être utilisés aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Vous pouvez, par écrit et à tout moment, demander l’accès à vos renseignements personnels. Vous pouvez également demander que vos informations personnelles soient corrigées s’il y a des inexactitudes, ou qu’elles soient effacées comme permis ou requis par la loi. Vous devrez fournir autant de renseignements que possible pour nous permettre de traiter votre demande et de trouver les renseignements dont vous avez besoin.

Si vous avez besoin d’aide pour préparer votre demande, communiquez avec nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider. Dès réception de votre demande écrite, Manion vous informera également de la manière dont vos renseignements personnels ont été utilisés ou sont utilisés et des personnes à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Si nous avons obtenu des renseignements vous concernant auprès d’autres personnes, nous vous indiquerons, sur demande, qui nous les a fournis. Par exemple, nous pourrions obtenir votre date d’adhésion auprès de votre syndicat local. Nous pourrions contacter vos employeurs actuels et passés pour confirmer votre statut et votre historique d’emploi.

Manion répond aux demandes d’accès dans un délai de 30 jours, sauf si une prolongation de délai est autorisée par la loi. Nous pouvons facturer des frais pour couvrir toutes les dépenses liées à la réponse à votre demande d’accès, comme le permet la loi. Il peut arriver que l’accès soit refusé ou que seule une partie des renseignements soit fournie, par exemple dans le contexte d’une enquête en cours ou lorsque les renseignements personnels ou l’identité d’une autre personne doivent être protégés.

 

9. Durée de conservation de vos renseignements

Manion conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire à des fins légales ou commerciales, et conformément à nos calendriers de conservation. Les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision concernant un membre seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne d’avoir accès aux renseignements après que la décision a été prise. Manion doit également se conformer aux lois, telles que les lois en matière d’impôt sur le revenu et de retraite, pour ce qui est de la durée de conservation des renseignements.

Lorsque Manion n’a plus besoin de vos renseignements pour l’administration de ses produits ou services et pour satisfaire aux exigences légales ou réglementaires, ils sont détruits, effacés ou rendus anonymes de manière sécurisée. Toutefois, des renseignements résiduels peuvent rester dans les copies de sauvegarde pendant un certain temps après la date de destruction.

 

10. Notre processus de gestion des plaintes et des violations relatives à la protection des renseignements personnels

Manion prend très au sérieux les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et a mis en place une procédure permettant de les transmettre aux personnes responsables et de les gérer rapidement et efficacement. Toute violation présumée de la confidentialité des renseignements personnels doit être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels de Manion, qui supervisera l’enquête ainsi que les mesures prises pour mettre fin à la situation et y remédier.

Si vous n’êtes pas satisfait de la résolution de Manion d’une plainte ou de la gestion d’une violation de la confidentialité des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou votre commissaire à la protection de la vie privée provincial, le cas échéant.

 

11. Liens externes et médias sociaux

Sur notre site Web, nous proposons parfois des liens vers des sites externes susceptibles de vous intéresser, tels que les sites d’organisations affiliées. Manion n’offre aucune garantie quant aux pratiques en matière de protection des renseignements personnels de ces organisations affiliées et vous recommande de consulter leur politique à cet égard avant de leur fournir des renseignements.

Dans le cadre de sa présence sur Internet, Manion utilise les médias sociaux afin de bâtir une image de marque positive et d’offrir à ses clients un service personnalisé. Manion possède plusieurs comptes de médias sociaux qui ne sont pas hébergés sur ses serveurs. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec Manion via des médias sociaux, tels que Facebook, doivent lire les conditions d’utilisation et la politique en matière de protection des renseignements personnels de ces services ou plateformes.

 

12. Modification de la présente politique

La présente politique peut être modifiée périodiquement afin de mieux refléter les pratiques en place à l’égard du traitement des renseignements personnels. En conséquence, nous vous encourageons à consulter ce document fréquemment. La date de la dernière mise à jour indiquée au début de la présente politique indique la date à laquelle les modifications ont été publiées et sont entrées en vigueur. L’utilisation des produits et services de Manion après la publication de toute modification de la présente politique signifie que vous acceptez ces modifications.

 

13. Confidentialité des enfants

Nous ne collectons pas directement d’informations personnelles auprès d’enfants de moins de 14 ans. Toute information personnelle appartenant à un enfant de moins de 14 ans qui peut être collectée, utilisée et divulguée par Manion est strictement limitée aux informations fournies par une personne avec l’autorité parentale sur l’enfant aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité.

 

14. Coordonnées

Toute question, préoccupation ou plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être adressée à la personne suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Manion, Wilkins & Associates Ltd.
21, place Four Seasons, bureau 500
Etobicoke (Ontario) M9B 0A5

Téléphone (sans frais) : Standard : 1 866 532-8999

Télécopieur : 416 234-2071
Courriel : privacyofficer@manionwilkins.com

Vos préoccupations seront prises en compte dans les meilleurs délais. Notre bureau chargé de la protection des renseignements personnels peut également vous fournir des renseignements détaillés sur les politiques et les pratiques de Manion ou vous aider à effectuer une demande d’accès à vos renseignements. Les courriels et les messages texte ne sont pas des moyens de communication sécurisés. Par conséquent, ne nous envoyez jamais de renseignements personnels confidentiels de cette façon.

Nous vous remercions de votre confiance soutenue en Manion.