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DERNIÈRE MISE À JOUR : 8 avril 2019

À Manion Wilkins & Associates Ltd. (« Manion »), nous accordons beaucoup d’importance à la confidentialité de vos renseignements personnels. Manion a à cœur de protéger et d’assurer la confidentialité des renseignements personnels de tous ses clients et de leurs participants, des visiteurs du site Web et des autres personnes dont les renseignements personnels sont confiés à Manion. Conformément à la législation sur la protection des renseignements personnels, Manion a élaboré la présente politique de confidentialité afin de sécuriser le traitement de tous les renseignements personnels. La présente politique de confidentialité sera strictement appliquée à la collecte, à l’utilisation, au stockage et à la divulgation des renseignements personnels utilisés dans le cadre de l’administration des programmes de nos clients.

Table des matières :

1. Notre responsabilité en matière de protection de vos renseignements personnels
2. Renseignements personnels – comment nous les recueillons
3. Obtention de votre consentement
4. Utilisation de vos renseignements
5. Site Web – nos pratiques
6. Communication de vos renseignements
7. Protection de vos renseignements personnels
8. Accès à vos renseignements
9. Durée de conservation de vos renseignements
10. Notre processus de gestion des plaintes et des violations relatives à la protection des renseignements personnels
11. Liens externes et médias sociaux
12. Modification de la présente politique
13. Coordonnées

1. Notre responsabilité en matière de protection de vos renseignements personnels

Manion assume l’entière responsabilité de la gestion et de la confidentialité des renseignements personnels. Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, partagés et stockés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5 et toute loi provinciale sur la protection des renseignements personnels en vigueur que Manion pourrait devoir respecter. Manion se conforme également aux pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels énoncés dans le Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96 de l’Association canadienne de normalisation.

Manion a nommé un chef de la protection des renseignements personnels qui veille au respect des lois et des meilleures pratiques en matière de confidentialité des renseignements personnels. Les responsabilités du chef de la protection des renseignements personnels incluent ce qui suit :

2. Renseignements personnels – comment nous les recueillons

Les « renseignements personnels » sont des renseignements factuels ou subjectifs, enregistrés ou non, concernant une personne identifiable. Ils incluent le nom, les coordonnées, la date de naissance, tout renseignement tel que le numéro d’assurance sociale et toute activité en ligne permettant d’identifier une personne. Ils comprennent également les renseignements sur vos bénéficiaires désignés et les personnes à votre charge qui bénéficient d’une couverture, le cas échéant. Les renseignements personnels sur la santé tels que les antécédents médicaux ou dentaires, ainsi que les renseignements financiers, tels que les coordonnées bancaires, constituent des renseignements personnels confidentiels que nous traitons avec un soin extrême.

Les données compilées qui ne peuvent pas être associées à une personne en particulier, telles que le nombre de demandes de remboursement de frais médicaux et dentaires présentées en vertu d’un plan donné sur une période donnée, ne constituent pas des renseignements personnels.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis de différentes manières, notamment à l’aide de formulaires de demande, ainsi que de tout autre document que vous fournissez à Manion ou qui nous est fourni par un tiers, tel qu’un employeur ou un professionnel de la santé. Nous recueillons des renseignements personnels limités afin d’offrir et de livrer nos produits ou services et nous le faisons avec votre consentement ou d’une autre manière autorisée par la loi. Nous mentionnons quels renseignements ne sont pas obligatoires et quels renseignements nous sont nécessaires en tant qu’administrateurs de votre régime.

3. Obtention de votre consentement

Pour les régimes régis par un conseil d’administration, l’adhésion permettant de participer au régime d’avantages sociaux ou de retraite nécessite que les participants au régime consentent à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels d’une manière précise. Nous obtenons votre consentement exprès pour utiliser vos renseignements lorsque vous remplissez la carte de renseignements du participant. Pour tous les autres régimes, nous obtenons votre consentement lorsque vous remplissez une demande de prestations ou nous comptons sur votre employeur pour obtenir votre consentement pour communiquer les renseignements avec Manion à des fins d’administration de vos garanties. Nous obtenons toujours votre consentement exprès lorsque vous remplissez un formulaire de demande de règlement. Votre consentement est implicite lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous avez donné votre consentement par une action ou que vous donneriez votre consentement si nous vous le demandions. Par exemple, si votre régime offre une carte médicaments et que vous l’utilisez, nous pouvons en conclure que vous nous avez donné votre consentement à divulguer à notre responsable des prestations en pharmacie et à votre pharmacien les renseignements personnels sur votre admissibilité aux prestations.

Veuillez noter que dans certains cas la loi autorise la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple dans le cadre d’enquêtes sur des fraudes et lorsque cela est nécessaire pour protéger nos intérêts juridiques ou la sécurité d’autrui. Dans d’autres contextes, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, en nous faisant parvenir un avis écrit. Dès réception de l’avis nous informant du retrait de votre consentement, nous vous informerons, avant de traiter votre demande, des conséquences probables du retrait de votre consentement, qui peuvent inclure l’impossibilité pour Manion de vous fournir une prestation, un produit ou un service donnés. Toutefois, le retrait de votre consentement précipite la destruction de vos renseignements personnels et peut, par conséquent, rendre impossible la participation au régime d’assurance ou au régime de retraite.

4. Utilisation de vos renseignements

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

Il se peut que nous vérifiions certains des renseignements que vous nous avez communiqués auprès de votre employeur ou de votre syndicat, afin d’administrer correctement vos prestations de prévoyance et de retraite. Selon le régime, nous pouvons également gérer les paiements des fonds du secteur, les cotisations associatives ou syndicales pour le compte de votre employeur, ce qui peut faire en sorte que vos renseignements personnels soient communiqués. Toutefois, les renseignements concernant votre santé ne sont jamais collectés, utilisés ou divulgués à de telles fins.

5. Site Web – nos pratiques

Lorsque vous utilisez le site Web ou l’application mobile de Manion, nous recevons et enregistrons automatiquement dans le registre de notre serveur des renseignements provenant de votre navigateur ou de votre plateforme mobile, notamment la date et l’heure de votre visite, votre adresse IP, l’identifiant unique de votre appareil, le type de navigateur et d’autres renseignements sur votre appareil (telles que la version de votre système d’exploitation et votre fournisseur de réseau mobile). En installant des témoins, Manion est en mesure d’améliorer l’expérience en ligne des utilisateurs (par exemple, nous pouvons vous identifier comme ayant déjà visité notre site afin de vous offrir une meilleure expérience lors de votre visite). Vous pouvez désactiver les témoins dans votre navigateur. Toutefois, certaines zones du site, telles que myManion, pourraient ne pas fonctionner correctement lorsque les témoins sont désactivés.

Les renseignements que nous recueillons lorsque vous visitez Manion en ligne nous aident à analyser et à améliorer les performances de nos services numériques. Manion utilise Google Analytics pour l’analyse statistique de notre site Web. Nous ne tentons pas de vous identifier lors de votre visite sur notre site si vous n’avez pas ouvert de session pour accéder à votre compte. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de ne pas être suivi par Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins; en désactivant JavaScript dans votre navigateur; ou en utilisant le module complémentaire du navigateur permettant de désactiver Google Analytics.

6. Communication de vos renseignements

Vos renseignements personnels ne sont communiqués à des tiers que si cela est nécessaire à la gestion de vos prestations – votre promoteur de régime, votre syndicat (le cas échéant), le(s) fournisseur(s) d’assurance et le(s) institution(s) financière(s) prenant part à la gestion du régime. Dans le cas d’une demande de prestations de prévoyance, nous pouvons également communiquer des renseignements, mais uniquement si cela est nécessaire, à votre hôpital, votre médecin, votre dentiste ou tout autre professionnel, afin de nous protéger et de protéger les fournisseurs d’assurance contre la fraude et d’évaluer correctement votre demande de règlement. Nous obtenons votre autorisation à la communication de renseignements sur votre santé sur les formulaires de demande de règlement.

Manion communiquera vos renseignements lorsque nous estimons que cela est approprié pour se conformer à la loi, par exemple, dans le cas où nous recevions une assignation à comparaître, une ordonnance d’un tribunal ou une demande émanant des autorités gouvernementales.

Seules les personnes autorisées ont accès à votre dossier, tel que requis aux fins d’assurance ou de demandes de règlement. Les renseignements contenus dans votre dossier ne sont partagés avec personne d’autre que vous-même, à moins que vous ne nous autorisiez à les communiquer. Cependant, veuillez noter que les fournisseurs de services externes de Manion peuvent obtenir vos renseignements personnels afin de nous permettre de vous fournir nos services. Dans le cadre de notre collaboration avec nos fournisseurs de services, vos renseignements personnels peuvent être transférés dans un pays étranger pour être traités ou stockés. Ces renseignements peuvent être fournis sur demande à la police ou aux autorités chargées de la sécurité nationale du pays, afin de nous conformer aux lois étrangères. Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les tiers auxquels nous confions vos renseignements personnels sont dignes de confiance et disposent des moyens nécessaires pour protéger les renseignements.

7. Protection de vos renseignements personnels

Manion a mis en place des mesures physiques, organisationnelles et techniques essentielles pour empêcher tout accès non autorisé ou illégal aux renseignements personnels que nous gérons et conservons. Nous avons également pris des mesures pour éviter la perte, la destruction ou l’endommagement accidentels de vos renseignements personnels. Bien qu’aucun système ne soit totalement sécurisé, les mesures mises en œuvre par Manion réduisent considérablement le risque de violation de la sécurité des données.

Voici quelques exemples des mesures de sécurité mises en place :

En outre, nous vous recommandons de vous protéger contre l’accès non autorisé à vos renseignements personnels. Par exemple, choisissez un mot de passe difficile à deviner, ne le communiquez à personne et assurez-vous que personne d’autre n’utilise votre ordinateur ou votre appareil lorsque vous êtes connecté à myManion. Manion n’est pas responsable de tout accès non autorisé à vos renseignements personnels qui serait raisonnablement hors de notre contrôle.

8. Accès à vos renseignements

Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons sont exacts, complets et à jour afin d’être utilisés aux fins pour lesquelles nous les recueillons. Vous pouvez, par écrit et à tout moment, demander l’accès à vos renseignements personnels ou la correction des erreurs qui s’y trouve, le cas échéant. Vous devrez fournir autant de renseignements que possible pour nous permettre de traiter votre demande et de trouver les renseignements dont vous avez besoin.

Si vous avez besoin d’aide pour préparer votre demande, communiquez avec nous et nous nous ferons un plaisir de vous aider. Dès réception de votre demande écrite, Manion vous informera également de la manière dont vos renseignements personnels ont été utilisés ou sont utilisés et des personnes à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Si nous avons obtenu des renseignements vous concernant auprès d’autres personnes, nous vous indiquerons, sur demande, qui nous les a fournis. Par exemple, nous pouvons obtenir votre date d’adhésion auprès de votre syndicat local. Nous obtenons également la confirmation que vous avez travaillé pour un employeur en particulier à l’aide des formulaires de versement de cotisations de l’employeur.

Manion répond aux demandes d’accès dans les 30 jours, à moins qu’une prorogation de ce délai ne soit requise. Il se peut que nous vous facturions des frais pour couvrir les dépenses encourues pour répondre à votre demande d’accès. Il peut arriver que l’accès soit refusé ou que seule une partie des renseignements soit fournie, par exemple dans le contexte d’une enquête en cours ou lorsque les renseignements personnels ou l’identité d’une autre personne doivent être protégés.

9. Durée de conservation de vos renseignements

Manion conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire à des fins légales ou commerciales et conformément à nos calendriers de conservation. Les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision concernant un participant seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne d’avoir accès aux renseignements après que la décision a été prise. Manion doit également se conformer aux lois, telles que les lois en matière d’impôt sur le revenu et de retraite, pour ce qui est de la durée de conservation des renseignements.

Lorsque Manion n’a plus besoin de vos renseignements pour l’administration de ses produits ou de ces services et pour satisfaire aux exigences légales ou réglementaires, ils sont détruits, effacés ou rendus anonymes de manière sécurisée. Toutefois, des renseignements résiduels peuvent rester dans les copies de sauvegarde pendant un certain temps après la date de destruction.

10. Notre processus de gestion des plaintes et des violations relatives à la protection des renseignements personnels

Manion prend très au sérieux les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels et a mis en place une procédure permettant de les transmettre aux personnes responsables et de les gérer rapidement et efficacement. Toute violation présumée de la confidentialité des renseignements personnels doit être transmise à l’interne au responsable de la protection des renseignements personnels de Manion, qui supervise l’enquête ainsi que les mesures prises pour mettre fin à la situation et y remédier.

Si vous n’êtes pas satisfait de la résolution d’une plainte ou d’une violation de la confidentialité des renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Visitez le site www.priv.gc.ca.

11. Liens externes et médias sociaux

Sur notre site Web, nous proposons parfois des liens vers des sites externes, tels que les sites d’organisations affiliées, susceptibles de vous intéresser. Manion n’offre aucune garantie quant aux pratiques en matière de protection des renseignements personnels de ces organisations affiliées et vous recommande de consulter leur politique de protection des renseignements personnels avant de leur fournir des renseignements.

Dans le cadre de sa présence sur Internet, Manion utilise des médias sociaux afin de bâtir une image de marque positive et d’offrir à ses clients un service personnalisé. Manion possède plusieurs comptes de médias sociaux qui ne sont pas hébergés sur ses serveurs. Les utilisateurs qui choisissent d’interagir avec Manion via des médias sociaux, tels que Facebook, doivent lire les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité des renseignements personnels de ces services ou plateformes.

12. Modification de la présente politique

Cette politique peut être modifiée périodiquement afin de mieux refléter les pratiques en place pour le traitement des renseignements personnels. En conséquence, nous vous encourageons à consulter ce document fréquemment. La date de « dernière mise à jour » indiquée au début de la présente politique de confidentialité indique la date à laquelle les modifications ont été publiées et sont en vigueur. L’utilisation des produits et services de Manion après la publication de toute modification de la présente politique de confidentialité signifie que vous acceptez ces modifications.

13. Coordonnées

Toute question, préoccupation ou plainte concernant la confidentialité doit être adressée à la personne suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Manion, Wilkins and Associates Ltd.
21, place Four Seasons, bureau 500
Etobicoke (Ontario) M9B 0A5
Téléphone : Centre d’appels : 416 234-3511  Heures d’ouverture : de 7 h 30 à 19 h 30 (17 h le vendredi)
Téléphone (sans frais) : Standard : 1 866 532-8999
Télécopieur : 416 234-2071
Courriel : privacyofficer@manionwilkins.com

Vos préoccupations seront promptement prises en compte. Notre bureau chargé de la confidentialité des renseignements personnels peut également vous fournir des renseignements détaillés sur les politiques et les pratiques de Manion ou vous aider à effectuer une demande d’accès à vos renseignements. Toutefois, les courriels ou les messages texte ne sont pas des moyens de communication sécurisés. Par conséquent, ne nous envoyez jamais de renseignements personnels confidentiels de cette façon.

Nous vous remercions de votre confiance.