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Nous nous soucions de vous, et c’est à votre avantage

Politique de confidentialité de Manion

Un volet important de l’excellent service que nous avons à cœur d’offrir à nos participants au régime est le respect de leur vie privée. À titre de participant au régime, vous pouvez avoir l’assurance que Manion Wilkins & Associates Ltd. (Manion) ne recueille, n’utilise et ne divulgue vos renseignements personnels que conformément à la présente politique de confidentialité et aux lois canadiennes relatives à la protection de la vie privée.

Afin d’assurer sa responsabilisation, Manion a nommé un responsable du respect des renseignements personnels chargé d’assurer la conformité en matière de respect de la vie privée, de former le personnel à cet égard et de résoudre, lorsqu’elles se posent, les questions en matière de respect de la vie privée.

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont ceux qui permettent de vous identifier personnellement. Ils comprennent non seulement votre nom, votre adresse, votre âge et votre sexe, mais également vos antécédents professionnels, vos numéros d’identité, y compris votre numéro d’assurance sociale (NAS) ainsi que le nom de votre ou de vos bénéficiaires désignés et (le cas échéant) des personnes à votre charge. Les antécédents médicaux ou dentaires que vous nous fournissez lors de vos demandes de règlement pour la garantie de santé et mieux-être sont également considérés comme des renseignements personnels et sont traités avec encore plus de discrétion.

Les renseignements globaux qui ne peuvent être associés à une personne en particulier, par exemple le nombre de demandes de règlement en vertu d’un régime précis au cours d’une période donnée, ne sont pas des renseignements personnels.

Pourquoi Manion vous demande-t-elle des renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont essentiels à l’administration de vos garanties et de vos prestations de santé et mieux-être et de retraite. Nous vous demandons des renseignements personnels et nous les utilisons aux fins suivantes :

Nous pourrions vérifier auprès de votre employeur ou de votre syndicat certains renseignements que vous nous donnez afin d’administrer avec exactitude vos prestations de santé et mieux-être et de retraite. Selon le régime, nous pourrions également administrer au nom de votre employeur le versement à un fonds sectoriel ou le paiement de cotisations associatives ou syndicales, ce qui permet de vous identifier personnellement; vos renseignements personnels de santé ne sont toutefois jamais recueillis, utilisés ni divulgués à de telles fins.

Obtention de votre consentement avant l’utilisation de vos renseignements personnels

Si votre régime est administré par un conseil de fiduciaires, nous obtenons votre consentement explicite d’utiliser vos renseignements lorsque vous remplissez une fiche d’information sur le participant. Pour tous les autres régimes, nous obtenons votre consentement par le biais de votre demande d’adhésion ou nous chargeons votre employeur d’obtenir votre consentement pour partager avec Manion vos renseignements afin d’administrer vos prestations. Nous vous demandons toujours votre consentement explicite lorsque vous remplissez un formulaire de demande de règlement. Votre consentement est implicite lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous avez donné votre consentement en posant certains gestes, ou que vous le donneriez si on vous le demandait directement. Par exemple, si votre régime offre une carte de paiement direct des médicaments et vous utilisez cette carte, nous pouvons conclure que vous avez donné à notre gestionnaire des prestations de médicaments et à votre pharmacien votre consentement de divulguer vos renseignements personnels relativement à votre admissibilité aux prestations.

Si vous ne consentez pas à certaines utilisations des renseignements ou si vous retirez votre consentement après nous l’avoir donné, il se pourrait que nous ne soyons pas en mesure de vous procurer certaines garanties ou certains services. Dans un tel cas, nous vous expliquerons la situation et vous informerons des choix qui s’offrent à vous.

Utilisation de votre numéro d’assurance sociale (NAS)

Nous vous demandons votre NAS pour ce qui suit :

1. Aux fins de déclaration de revenus dans le but de se conformer aux exigences de la Loi de l’impôt sur le revenu (fédérale) et de la Loi sur l’administration fiscale (au Québec), le cas échéant.
2. À des fins administratives afin d’assurer :

Si nous n’avons pas besoin de votre NAS aux fins de déclaration de revenus, vous pouvez choisir de ne pas nous le donner. Dans un tel cas, un autre numéro d’identité vous sera attribué, sans incidence sur les services que vous recevez.

Divulgation de vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont partagés avec les parties ci-après uniquement dans la mesure requise pour administrer vos prestations : votre promoteur de régime, votre syndicat (le cas échéant), le ou les fournisseurs de couverture et la ou les institutions financières qui participent à la bonne marche du régime. Dans le cas d’une demande de règlement pour la garantie de santé et mieux-être, nous pourrions également partager vos renseignements, mais seulement dans la mesure nécessaire, avec votre hôpital, votre médecin, votre dentiste ou d’autres professionnels afin de nous protéger nous-mêmes ainsi que les fournisseurs de couverture contre la fraude et d’évaluer adéquatement votre demande de règlement. Nous obtenons votre autorisation sur les formulaires de demande de règlement pour une telle divulgation limitée des renseignements sur votre santé.

Manion divulguera vos renseignements personnels lorsqu’elle est d’avis qu’une telle divulgation est nécessaire afin de se conformer à la loi, par exemple, si elle reçoit un bref d’assignation, une ordonnance d’un tribunal ou une demande d’une instance gouvernementale.

Seules des personnes autorisées peuvent accéder à votre dossier, lorsque nécessaire pour la gestion de votre couverture ou de vos demandes de règlement. Les renseignements de votre dossier ne sont partagés avec personne d’autre que vous même, à moins que vous nous autorisiez à les divulguer. Notez cependant que les fournisseurs de services tiers de Manion pourraient obtenir vos renseignements personnels pour nous aider à vous fournir nos services. Dans le cadre de notre collaboration avec nos fournisseurs de services, vos renseignements personnels pourraient être transférés dans un territoire de compétence étranger aux fins de traitement ou de stockage. Ces renseignements pourraient être fournis à des autorités chargées de l’application de la loi ou de la sécurité nationale de ce territoire de compétence, à leur demande, aux fins de respect des lois en vigueur à l’étranger.

Conservation de vos renseignements personnels

Manion a élaboré des lignes directrices et des procédures à l’égard de la conservation de vos renseignements personnels à l’interne et à l’externe. Les renseignements personnels qui ont servi à prendre une décision au sujet d’un participant au régime seront conservés assez longtemps pour permettre à ce participant d’y accéder une fois que la décision a été prise. Manion est également soumise à des obligations juridiques particulières à l’égard des périodes de conservation, par exemple, tel qu’il est décrit dans les lois de l’impôt sur le revenu et de la retraite.

Manion prend toutes les mesures nécessaires pour détruire les renseignements personnels de manière sécuritaire ou les rendre anonymes lorsqu’ils ne sont plus nécessaires aux fins d’identification.

Nous conservons vos renseignements personnels de façon sécuritaire

Manion prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sont protégés contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation, la copie, la divulgation ou la modification. Ces mesures de protection comprennent des mesures matérielles, organisationnelles et techniques incluant, sans s’y limiter :

Vous pouvez voir vos renseignements et en vérifier l’exactitude

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements que renferme votre dossier, de les vérifier, de les mettre à jour et de les corriger. Il n’y a aucuns frais pour la vérification ou la correction de vos renseignements, toutefois, si vous voulez obtenir une copie de tous vos dossiers, nous pourrions exiger des frais pour couvrir ces coûts. Nous vous aviserons s’il y a des frais pour l’obtention de ces renseignements. Toutes les demandes d’accès doivent être présentées par écrit et elles seront traitées en temps opportun.

Afin de protéger vos renseignements personnels, Manion pourrait vous demander de lui fournir une preuve d’identité avant qu’elle ne vous donne accès à votre dossier.

Si nous avons obtenu des renseignements à votre sujet auprès d’autres personnes, nous vous informerons sur demande de leur provenance. Nous pourrions ainsi obtenir auprès du bureau local de votre syndicat la date de votre entrée en service. Nous pourrions également obtenir la confirmation du fait que vous avez travaillé pour un employeur particulier par le biais des formulaires de versement des cotisations de cet employeur.

Il pourrait y avoir des cas où la loi nous interdit de vous donner accès à vos renseignements personnels. Si nous devons refuser une demande d’accès, nous vous en communiquerons la raison dès que possible.

Pratiques d’utilisation de notre site Web

Surveillance de l’utilisation

Le site Web de Manion pourrait automatiquement consigner des renseignements généraux sur vos visites afin de nous permettre d’effectuer des analyses statistiques au moyen de Google Analytics. Nous voulons nous assurer que notre site Web est utile aux visiteurs. L’information consignée peut comprendre ce qui suit :

Nous ne cherchons pas à vous identifier personnellement quand vous visitez notre site. Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver la transmission d’information à Google Analytics en bloquant les témoins, en désactivant JavaScript dans votre navigateur ou en utilisant le Module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics.

Les données recueillies aux fins d’analyses Web pourraient être traitées dans n’importe lequel des pays où Google exploite des serveurs et, par conséquent, ces données pourraient être assujetties aux lois applicables de ces pays.

Témoins

Nous nous servons des témoins temporaires pour préserver l’état du site et retenir vos identifiants pendant votre visite de notre site Web. Nous pourrions aussi utiliser les témoins pour vous identifier en tant que visiteur récurrent afin d’améliorer votre expérience sur le site, et mesurer l’activité sur le site. Un témoin est un petit fichier texte qu’un site Web peut envoyer à votre navigateur. Ce fichier est ensuite stocké sur votre disque dur. Les témoins à eux seuls ne peuvent pas être utilisés pour révéler votre identité, car aucun mot de passe ou renseignement personnel n’est consigné dans ceux-ci. Toutefois, beaucoup de navigateurs vous permettent de désactiver les témoins, si vous le souhaitez, ou vous informent quand un témoin est enregistré sur votre disque dur.

Notre engagement à protéger votre vie privée

À titre d’administrateur de votre régime, nous prenons au sérieux notre engagement de protéger votre vie privée. Nous faisons tout en notre pouvoir pour protéger vos renseignements contre l’accès non autorisé ou le mauvais usage. Pour toute question au sujet de la présente politique de confidentialité, ou si vous croyez que nous ne respectons pas l’engagement que nous avons pris envers vous, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante :

Responsable du respect des renseignements personnels
Manion Wilkins & Associates Ltd.
21, place Four Seasons, bureau 500
Etobicoke (Ontario) M9B 0A5

Centre d’appels – Tél. : 416 234-3511
Heures d’ouverture : de 7 h 30 à 19 h 30 (jusqu’à 17 h les vendredis)

Numéro sans frais – Standard téléphonique : 1 866 532-8999

Télécopieur : 416 234-2071

Courriel : privacyofficer@manionwilkins.com

Nous avons pour objectif de résoudre en temps opportun et à votre entière satisfaction toute question que vous pourriez avoir relativement à la protection de vos renseignements personnels.

En vous procurant cette politique de confidentialité, Manion s’engage à protéger en permanence les renseignements qu’elle recueille. Nous examinons régulièrement nos pratiques en matière de traitement des renseignements afin d’assurer notre conformité à cette politique.